深入优化红十字会业务档案资源与管理

红十字档案是记录和研究各级红十字运动的重要文件资料，不仅包括行政管理中形成的文书档案、人事档案及会计档案，也包括红十字会从事核心业务活动时涉及的志愿者、会员、救护员、养老介护员等服务对象登记管理档案，应急救护、养老介护培训档案，灾后重建项目、博爱家园、卫生站等项目建设档案等业务档案。随着“数字红会”的发展要求，改进红十字会业务档案管理方式与方法，提升业务档案管理技术与手段，成为开展新时代红十字会业务档案管理需要解决的突出问题。

红十字会业务档案管理的重要性

习近平总书记在浙江工作期间就曾指出，档案工作是一项非常重要的工作，经验得以总结，规律得以认识，历史得以延续，各项事业得以发展，都离不开档案。红十字会各业务部门完成一个项目的整个过程、完成一个活动的整个过程及各类服务对象后，会形成各种形式的档案，如造血干细胞捐献档案、遗体器官捐献档案、会员与志愿者档案、应急救护培训档案、博爱家园建设档案、慈善捐赠档案等，具有重要的历史保存价值。

红十字会业务档案是红十字会机关档案整体架构的有机组成部分，是依法治档的应有之义。红十字会业务档案是做好红十字档案工作的必要条件之一。国家档案局《机关档案管理规定》第二十三条要求，机关档案包括机关履行行业特有职责形成的专业档案及业务数据档案。红十字会业务文书材料立卷归档工作应作为红十字会各业务部门的一项经常性任务，纳入各业务部门的职责范围，各业务部门在建立岗位责任制或其他制度时，把归档立卷作为一项重要内容，从组织上保证业务档案的齐全完整。

红十字会业务档案是记录红十字会参与社会管理、保障机关运行和服务人民群众等方面的重要依据。各级红十字会开展法律规定职责的工作中，产生的档案信息及记录档案信息的载体，是展示红十字事业发展的重要依据。这些业务档案记录和展示了各级红十字会在城乡社区开展健康养老、教育培训、公益慈善、邻里互助、居民融入等活动，参与、推动无偿献血、遗体和人体器官捐献工作，参与开展造血干细胞捐献的相关工作，组织开展红十字志愿服务、红十字青少年工作，兴办医疗、康复、养老等与红十字会宗旨相符的社会公益事业，反映了红十字会真实的发展与历史面貌。

红十字会业务档案是研究红十字核心业务高质量管理发展的重要凭证。参与救援救灾、普及应急救护知识、开展人道救助和推动无偿献血、造血干细胞捐献、遗体和人体器官捐献的“三救三献”工作是红十字会核心业务。各级红十字会聚焦主责，在救援救灾方面要提升应急响应能力，搭建捐赠平台，汇聚人道力量建立大量慈善募捐项目，对应产生大量捐物实施项目；在应急救护培训方面要建立救护员、救护师资培训项目，完善红十字应急救护培训功能；在人道救助方面要实施好“博爱送万家”“博爱卫生站”“博爱家园”等救助项目，开展好红十字会业务档案管理对高质量、高标准完成各项目运行、管理、建设起着举足轻重的作用。红十字会业务档案的研究有助于完善红十字会信息公开与自我监督，有助于对财政资金、捐赠款物的管理、使用情况进行监督。

红十字会业务档案管理存在的问题

红十字会业务档案工作重视不足。很多地方红十字会没有认识到业务档案在红十字事业发展过程中的重要意义，虽已建立文书档案、人事档案、会计档案工作机制，但对业务档案工作重视还不够。大部分红十字会业务档案分散在各业务处室，档案管理意识相对薄弱，没有做到应收尽收，既不能保证业务档案工作所需的人财物和整理时间要求，也不能及时向档案室移交。

红十字会业务档案精力投入不足。各级红十字会普遍存在人手少、业务广的现象。大部分业务档案还处于手工整理、手工记录、手工查阅的阶段，在业务部门或直属单位的多数红十字会业务档案没有及时整理、装订、归档或移交。部分红十字会虽建立了业务管理信息系统，但未能及时将系统数据库中业务内容导出为红十字会业务档案，导致业务资料只能在系统内查询、利用，存在着导出不便利、整理不标准、归档不规范的现象。有的业务部门还将日常事务材料放入档案盒，影响了业务档案的使用和管理水平。

红十字会业务档案收集归档不及时。红十字会业务档案大多数存在于业务人员个人管理手中，业务人员对档案的重要程度、管理要求、归档装订等业务不太了解；业务部门档案管理人员普遍偏少，流动性也大，使得业务档案易受到人员变动导致的丢失、泄露、损毁等风险，卷内目录与实际整理的文件不相符，存在卷内资料缺漏现象。目前，档案整理工作雇佣临时员工和业务外包的现象突出，必须制定详细具体可操作性强的管理措施，才能保证档案工作的质量。

红十字会业务档案信息化建设不够规范。有的红十字会综合业务管理系统，做到资金募集、财务管理、招标采购、分配使用等捐赠信息公开透明，但信息系统设计中未能实现业务流程数据通过制式表单直接下载打印存档，导致电子业务档案不能直接转换为纸质业务档案。档案管理信息化作为一种新的档案管理手段，在管理方式及管理理念上与传统档案管理存在较大差异。在实现从传统档案管理向信息化管理的过程中，档案管理人员必须正视这一转变。

加强红十字会业务档案的四点举措

收集工作是做好红十字会业务档案的起点。红十字会业务档案收集工作应立足业务部门。首先，业务部门按照职责分工，分部门梳理各自业务领域的资料类型，建立科学的查询目录，对红十字会业务中繁多且杂乱的纸质业务档案分门别类。各业务部门可以根据日常使用规律，将业务中的存档资料分为人员管理类、活动管理类、建设项目类等，并根据分类将每份档案登记台账。如造血干细胞捐献者登记台账及资料分为人员管理类，“博爱家园”项目建设勘测、图纸、验收等资料分为建设项目类等。其次，业务部门对已完工或已完结的资料进行及时收集，做到“勤收集、勤检查”，确保资料完整、真实、有效，避免档案资料的丢失。收集工作是档案工作的基础，随着红十字会业务档案工作的领域不断拓宽，各类红十字业务中形成的材料不断增多，各级红十字会档案室要紧跟时代步伐，不断扩大收集范围，确保档案齐全完整。

整理工作是做好红十字会业务档案的重点。按照红十字会业务档案形成的特点和规律，业务档案一般按照“一卷一事”方式整理，既要保持各工作资料之间的历史联系，又适当考虑和区分各工作资料的不同保存价值。通过整理组成业务档案的案卷，便于管理和操作利用。不同业务种类的资料有不同的组建方式，可以按项目名立卷，如“博爱家园”“生命建设体验馆”等项目；也可以按地区立卷，如省级红十字会的会员、志愿者可按照登记的设区市、基层组织、志愿服务组织立卷。按“卷”整理的步骤是：文件分类、鉴定保管期限、排列、编页号、编制卷内文件目录、装订案卷、填写备考表、填写案卷封面、编写立卷说明、编制案卷目录、编制全引目录、档案排架。比如，业务档案按照造血干细胞捐献、遗体器官捐献、应急救护培训、博爱家园建设、慈善捐赠等不同业务类型标识。具体卷内资料可以按照时间顺序及轻重程度排列；红十字社区健康促进项目内按照项目启动、组织发展、硬件建设、软件建设、宣传报道、财务要求、项目总结等。目前，慈善捐赠档案在国家档案局已发布的《国家基本业务档案目录（第二批）》内，属于履行行业特有职责形成的业务档案，红十字会开展的募捐项目档案可参照有关规定开展整理。

数字化转变工作是做好红十字会业务档案的亮点。随着科技进步，各地红十字会已大步跨入信息化和大数据时代，红十字会业务档案的数字化管理趋势越来越明显，业务档案管理也必须跟随时代步伐，采用信息化手段和大数据战略，让信息化、电子化、数字化变为红十字会业务档案管理的突出表现与鲜明特征。首先，针对信息化建设前已存在的大部分纸质业务档案查阅使用不够方便的问题，应尽快采取数字化转变方式，将已经形成的纸质业务资料可以通过OCR扫描或拍照方式生成双层PDF电子影像文件，或者将主要信息项目通过手工录入电脑方式生成电子数据信息并校对。最终，达到纸质资料与数字副本同期生产，缩短红十字会业务资料信息的加工时间，提高利用时效性的目标。转换后的业务数字档案检索及利用等待时间短，并且提供的档案信息准确、全面。

信息化建设是做好红十字会业务档案的突破点。中国红十字会总会发布的《关于进一步推进中国红十字会信息化工作的指导意见》提出“着力推进信息化技术与红十字工作深度融合，着力推进全国红十字系统数据资源共享共用”。各级红十字会建设数字化综合应用平台时，应发挥信息化系统的作用，促进业务资料文件信息化的标准建设，保证业务档案信息的生产、保存、上传和交换，最终实现业务档案信息资源共享创造条件。在红十字会业务档案信息化的同时，也不可忽视纸质档案的保存，要建立与红十字会相适应的网络档案系统，制定相应的策略、保障档案资源的原始性、安全性、可靠性，实现电子档案与纸质档案并存，双管齐下。

业务档案管理工作对于红十字事业的发展十分重要，尤其在信息社会的今天，红十字会业务档案管理工作更是具有特别重要的意义。各级红十字会要进一步完善业务档案管理各项制度，认真做好业务档案的收集整理与数字化工作，将“死档案”转化为“活信息”，促进红十字会事业高质量发展。

作者：罗星星  江西省红十字会干部